Steuertipps

Anforderungen an Fahrtenbücher - Trotz kleinerer Mängel ist das Fahrtenbuch anzuerkennen
Um den privaten Nutzungsanteil nach der 1 %-Methode ansetzen zu können, suchen Betriebprüfer oftmals nach Mängeln oder Fehler in Fahrtenbüchern, um diese als nicht ordnungsgemäß geführt verwerfen zu können. Häufig genügen ihnen dazu schon angebliche oder kleinere wirkliche Fehler. Um die Anwendung der Fahrtenbuchmethode fast gänzlich auszuschließen, hält das Finanzgericht Düsseldorf dem Eifer von Betriebsprüfern entgegen. Dadurch sind Differenzen in den Streckenangaben gegenüber einem Routenplaner zu akzeptieren sind. Beispielsweise sind enorme Unterschiede der Kilometerangaben glaubhaft, wenn Strecken innerhalb einer Großstadt zurückgelegt werden, denn hier wird oft wegen Staus oder Baustellen, eine andere Teilstrecke gewählt. Auch kleine Rechenfehler, die jedem unterkommen können, sind gefahrlos. Bereits im letzten Jahr hat der Bundesfinanzhof dies durch ein ähnliches Urteil bestätigt. Bei überzogenen Anforderungen von Betriebsprüfern, kann das Urteil förderlich sein. Es ändert jedoch nichts an den hohen Ansprüchen an ein Fahrtenbuch.

In dem Fahrtenbuch muss die Korrektheit und die Gesamtheit der Angaben belegt werden, also alle erforderlichen Angaben müssen dem Buch selbst entnehmbar sein. Dadurch werden Stichproben und Überprüfungen mit nur geringem Aufwand möglich gemacht. Das Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden, d. h., dass Streichungen, Änderungen oder Ergänzungen, die im Nachhinein gemacht wurden, müssen ausgeschlossen werden oder als ebensolche gekennzeichnet werden. Dateien, die zum Beispiel mit dem Programm Microsoft Excel erstellt werden, genügen den Ansprüchen aus diesem Grunde nicht, weil eine nachträgliche Änderung ohne Kennzeichnung möglich ist. Auf ergänzende Unterlagen kann hingewiesen werden, wenn sie die geschlossene Eigenschaft der Aufzeichnungen nicht beeinträchtigt. Die Eintragungen müssen zeitnah, in der Regel nach jeder Fahrt, gemacht werden. Wochenweise Eintragungen genügen nicht. Bei beruflichen Fahrten sind prinzipiell folgende Angaben unabdingbar:

-Datum
-Reiseziel und evtl. auch die Route
-Reisezweck, z.B. aufgesuchter Kunde, Zweck der Fahrt und u. U. auch die Dauer der Tätigkeit. Es genügt nicht: Geschäftsfahrt, Kundenbesuch, Baustelle!
-Gesamtkilometerstand vor Beginn und nach Abschluss jeder Fahrt eines Fahrzeuges

Bei einer Geschäftsreise können einzelne einheitliche Abschnitte, wenn die einzelnen Kunden bzw. Geschäftspartner in chronologischer Reihenfolge aufgeführt sind, zu einem Eintrag zusammengefügt werden. Wird das Fahrzeug beruflich und privat genutzt, muss der Wechsel zwischen der Nutzung für Privatzwecke und berufliche Fahrten, durch Angabe des erreichten Gesamtkilometerstands aufgezeigt werden. Bei Privattouren genügt es den Kilometerstand vor und nach jeder Fahrt zu notieren und bei Fahrten zwischen der Firma und dem Wohnsitz ein knapper Hinweis.

Für Personen, die immer wiederkehrend Geschäftsfahrten mit großen Entfernungen zurücklegen, wie z. B. Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer und Automatenlieferanten, sind Vereinfachungen zulässig. Es ist zum jeweils besuchten Kunden, der Reisezweck, das Reiseziel und wer an welchem Ort aufgesucht wurde, aufzuführen. Angaben zu den Entfernungen zwischen den Orten sind nur bei größeren Abweichungen zwischen der Entfernung und den wirklich gefahrenen Kilometern erforderlich.
Taxifahrer müssen lediglich zu Beginn und Ende von Fahrten im Pflichtfahrgebiet den Kilometerstand eintragen und einen Vermerk wie z. B. „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet“ kennzeichnen. Solche Erleichterungen gelten auch für Fahrlehrer oder für Berufe, in denen immer wiederkehrend dieselben Kunden angefahren werden.

Ist das Fahrtenbuch oder sind die Aufzeichnungen über die Kosten nicht ordnungsgemäß, wird die 1 %-Methode angewandt (bei einer betrieblichen Nutzung des Fahrzeugs über 50%).

Das 2. Konjunkturpaket wurde verabschiedet
Es ergeben sich folgende Änderungen: Der Grundfreibetrag wird von 7.664 € auf 7.834 € erhöht. Der Eingangssteuersatz wird von 15 % auf 14 % vermindert. Die Grenzbeträge, ab deren Erreichen eine höhere Tarifstufe gilt, werden um jeweils 400 € erhöht. Die Änderungen gelten ab dem 01.01.2009. Der Grundfreibetrag wird ab 2010 sogar auf 8.004 € erhöht und die Tarifeckwerte um weitere 330 € angehoben. Ab dem 01.07.2009 sinkt der Beitragssatz zu gesetzlichen Krankenversicherung von 15,5 % auf 14,9 %.

Für haushaltsnahe Dienstleistungen keine Barzahlung
Um für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen eine Vergünstigung der Steuern zu erhalten, muss man u. a. eine Rechnung und eine Überweisung des Rechnungsbetrags auf das Konto des Zahlungsempfängers vorweisen. Das Finanzamt kann die Vorlegung eines Belegs der Bank oder Sparkasse anfordern. Nach zwei Urteilen des Bundesfinanzhofs ist der Ausschluss von Barzahlungen von der Ermäßigung verfassungsgemäß. Hiermit habe der Gesetzgeber vermeiden wollen, dass für Schwarzarbeit diese Vergünstigungen in Anspruch genommen werden können.

Bei Betrieben mit Bargeldverkehr Prüfungsschwerpunkt Kasse
In Betrieben mit einem nicht völlig untergeordneten Bargeldverkehr ist die Prüfung der Barkasse regelmäßig Schwerpunkt der Betriebsprüfung. Daher ist auf eine sorgfältige Führung besonders zu achten und Kassenausgaben und Kasseneinnahmen sollten täglich aufgezeichnet werden Werden mehrere Geschäftskassen geführt, muss jede einzeln aufgezeichnet werden, genauso eine Verschiebung des Geldes zwischen den Kassen. Jeden Tag bei Geschäftsschluss ist die Barkasse auszuzählen, auch wenn eine elektronische Registrierkasse verwandt wird, dass die von der Rechtsprechung geforderte Kassensturzfähigkeit, jederzeit nachgewiesen werden kann. Da der Beleg zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gehört, ist das Auszählergebnis ist festzuhalten. Eine Kasse ist nur dann nicht ordnungemäß geführt, wenn sie centgenau ausgezählt wird und nicht nur auf volle Euro-Beträge. Gutscheine oder Kreditkartenumsätze müssen auch gesondert ausgewiesen werden. Wenn dies nicht gemacht wird, muss von den Betriebsprüfern angenommen werden, dass die Einnahmen absichtlich zu niedrig aufgezeichnet worden sind und das kann eine steuerstrafrechtliche Ermittlung nach sich ziehen Wenn der Betriebsprüfer beweisen kann, dass die Kasse nicht täglich zeitnah, also nicht täglich, geführt worden ist, kann eine Verwerfung der Buchführung drohen und eine daraus resultierende Schätzung der Betriebseinnahmen. In der Regel sind formelle Fehler ein Hinweis für sachliche Fehlerhaftigkeit. Nach Entscheidungen von Finanzgerichten sprechen gegen eine tägliche Barkassenaufzeichnung vor allem sich über einige Tage hinziehende Übertragungsfehler und ein einheitliches Schriftbild in den Belegen.

Bewirtungskosten
Will man 70% der angemessenen Bewirtungskosten als Betriebsausgabe geltend machen, muss auch der Name des Geschäftspartners der bewirtet wurde angegeben werden, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung über 150,- € liegt. Bisher waren es 100,- €.

Bei Privatkauf mit Eigenbeleg
Um Ausgaben abzusetzen für die Ihnen keine Rechnung ausgestellt wurde, können Sie einen Eigenbeleg ausstellen. Z.B. bei einem Privatkauf. Viele Privatverkäufer lassen sich oft nicht dazu überreden, eine Rechnung auszustellen. In diese Situation wird beispielsweise jemand geraten, der in die selbstständige Tätigkeit startet und Büromöbel oder einen PC zunächst einmal gebraucht kauft. Meist ist ein Privatmann der Verkäufer solcher Dinge. Viele private Verkäufer wissen nicht, dass es eigentlich kein Problem für sie ist eine Rechnung auszustellen und verweigern dieses. Ihnen fehlt dann allerdings der Beleg um Ihre Betriebsausgabe steuerlich geltend zu machen. Jetzt müssen Sie sich selbst helfen und auf einen Eigenbeleg zurückgreifen. Sie können sich den Kauf mit Hilfe eines Quittungsblockes, von dem Privatverkäufer quittieren lassen. Da aber die nötigen Rechnungsangaben fehlen, fügen Sie der Quittung den Eigenbeleg hinzu. Ein Eigenbeleg muss das Datum der Bezahlung und der Ausstellung, Name und Anschrift des Verkäufers, eine Beschreibung des Gegenstandes sowie den Kaufpreis enthalten. Mit diesem Eigenbeleg können Sie nun die Ausgaben von den Steuern absetzen. Allerdings ist es nicht möglich die Vorsteuer geltend zu machen.

Dokumentieren Sie Ihre Bargeldbewegungen im Kassenbuch
Ein Kassenbuch ist eine vollständige Aufzeichnung sämtlicher Bareinnahmen und Barausgaben. Alles was bar vereinnahmt oder gezahlt wird, also Bareinnahmen, Barausgaben, Privatentnahmen, Privateinlagen, Abhebungen vom Bankkonto zur Einlage in die Kasse und Entnahme zwecks Einzahlung bei der Bank, steht im Kassenbuch. Wenn Sie Schecks als Einnahmen in der Kasse erfassen, die Sie dann zur Gutschrift auf Ihr Konto bei der Bank einreichen, sollten Sie dies im Kassenbuch vermerken. Wer bilanziert, muss ein Kassenbuch führen. Wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt, kann ein Kassenbuch führen. Wenn Sie ein Kassenbuch führen, dann müssen Sie alle Bewegungen zeitnah vollständig erfassen. Dabei müssen Sie alle Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge einzeln in ihrer zeitlichen Reihenfolge im Kassenbuch eintragen. Da bei größeren zeitlichen Abständen die Kassenführung nicht mehr ordnungsgemäß ist, sollen täglich Eintragungen erfolgen oder im Ausnahmefall direkt am Folgetag. Veränderungen im Kassenbuch müssen erkennbar sein, d.h. Sie dürfen die Eintragungen oder Aufzeichnungen im Kassenbuch nur so ändern, dass der ursprüngliche Inhalt noch festgestellt werden kann. Zusätzlich muss kenntlich gemacht werden, wann die Veränderungen vorgenommen worden sind. Sie dürfen die Eintragungen im Kassenbuch nicht überschreiben, überkleben, auslöschen, radieren oder mit Tipp-Ex übermalen. Es dürfen nur Schreibstifte verwendet werden, bei denen gewährleistet ist, dass das Geschriebene nicht spurlos beseitigt werden kann, wie z.B. bei einem Bleistift. Einen Kugelschreiber jedoch dürfen Sie verwenden. Bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren müssen die Eintragungen im Kassenbuch lesbar sein. Es ist erforderlich, dass die Änderungen in einem EDV-Kassenbuch dokumentiert werden. Ein EDV-Kassenbuch ist also nur ordnungsgemäß, wenn Sie fehlerhafte Eintragungen durch belegmäßig nachweisbare Stornierungen oder nachweisbare Umbuchungen korrigieren können. Diese Vorraussetzung des EDV-Programms, muss bereits aus der Beschreibung hervorgehen.

Ordnungsgemäße Buchführung bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Um eine Grundlage zu haben Steuern sparen zu können, ist die ordnungsgemäße Buchführung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung unerlässlich. Damit das Finanzamt Betriebsausgaben anerkennt, müssen Sie Ihre Kosten nachweisen. Aus dem Handelsrecht werden die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung abgeleitet. § 5 EStG nimmt ausdrücklich auf das Handelsgesetzbuch (HGB) Bezug. Soweit steuerlich keine Einschränkungen bestehen, sind demnach bei der Bilanzierung die handelsrechtlichen Regelungen anzuwenden. Die aus dem HGB abgeleiteten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gelten hier nur eingeschränkt, weil die Einnahmen-Überschuss-Rechnung keine Vermögensaufstellung beinhaltet. Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es keine speziellen gesetzlichen Aufzeichnungspflichten. Viele Regelungen wie z.B. Ausweis in der Bilanz, Rückstellung, Abgrenzung, die den Bestandsvergleich betreffen, sind bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht anzuwenden. Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie sich eine geschätzte Gewinnerhöhung bzw. eine Schätzung nicht gefallen lassen, denn während der Prüfung haben Sie noch die Möglichkeit, einen ordnungsgemäßen Zustand der Belege herzustellen. Dies gilt jedoch nur insoweit, als Einzelvorschriften dem nicht entgegenstehen.

Verzögerung der Modernisierung des Bilanzrechts
Da noch weitere Sachverständige angehört werden, verzögert sich die Gesetzesverabschiedung zur Modernisierung des Bilanzrechts. Mit einer Anwendung des Rechts ist somit erst ab dem Jahr 2010 zu rechnen. Vorrangig betrifft das Gesetz die Neuregelung der handelsrechtlichen Bilanzierung. Keine Folgen ergeben sich für die steuerliche Gewinnermittlung.

Minijob für Jugendliche und junge Erwachsene
Auszubildende die Ausbildungsbeihilfe oder Ausbildungsgeld von der Bundesagentur für Arbeit erhalten, können einen Minijob mit Hinzuverdienst bis zu 400 € im Monat ausüben, ohne Anrechung des Verdienstes auf die Beihilfe. Bislang wurde in solchen Fällen die Beihilfe gekürzt. Für Schüler und Studenten die Bafög erhalten, gilt die Hinzuverdienstmöglichkeit ebenfalls.

Anrechnung der Gewerbesteuer bei einkommensteuerlichen Verlusten
Die Gewerbesteuer kann von Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften auf die Einkommensteuer angerechnet werden. Das führt meist zu einer vollständigen oder weitgehenden Entlastung von der Gewerbesteuer. Eine Anrechung kann aber ganz oder teilweise scheitern, wenn zwar Gewerbesteuer zu zahlen ist, aber keine oder nur geringe Einkommensteuer. Dies ist beispielsweise bei Verlusten aus anderen Einkünften, bei Verlustvorträgen, oder wenn der gewerbliche Gewinn tatsächlich niedrig ist, die Hinzurechnung bei der Gewerbesteuer für Zinsen, Miete, Pacht unter anderem aber hoch. Es ist nicht möglich den Anrechnungsbetrag auf ein anderes Jahr zu übertragen und führt außerdem auch nicht zu einer Erstattung von Einkommensteuer. Diese Regelung ist nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs verfassungsmäßig. Der Gesetzgeber habe frei darüber entscheiden können, in welchem Umfang er eine Steuermäßigung als Ausgleich für die Belastung mit der Gewerbesteuer gewährt. Er habe die Ermäßigung auf die Einkommensteuer des jeweiligen Jahres begrenzen können.

Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen bei Dienstreisen.
Bei Dienstreisen kann ein Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe der gesetzlich festgelegten Pauschalen als Werbungskosten geltend machen. Hierbei kommt es nicht darauf an, ob überhaupt Verpflegungsaufwand angefallen ist und wie die konkrete Verpflegungssituation am Ort war. Ausgeschlossen ist der Abzug jedoch, insoweit der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer steuerfreie Reisekostenvergütungen tatsächlich gewährt, also ausgezahlt hat. (Bundesfinanzhof)

Geplante Beschränkung des Vorsteuerabzuges bei Firmenfahrzeugen mit teilweise privater Nutzung.
Das Bundeskabinett hat den Entwurf eines Jahressteuergesetzes 2009 verabschiedet. Bei Detailregelungen enthält dieser zahlreiche Änderungen. Unter anderem soll nun der Vorsteuerabzug (Umsatzsteuer) für betriebliche Fahrzeuge, die auch privat genutzt werden, auf 50% beschränkt werden. Dafür soll die Privatnutzung nicht mehr umsatzsteuerpflichtig sein. Von 1999 bis 2002 gab es bereits eine ähnliche Regelung. Die Neuregelung soll für Fahrzeuge gelten, die nach dem 31.12.2008 angeschafft werden. Zur Einführung dieser Vorschrift muss erst noch eine Ermächtigung der EU eingeholt werden.